Приглашение для участия в пресс-конференции нужно присылать в письменной форме факсом, электронной или обычной почтой приблизительно за две недели до мероприятия. Тогда появляется возможность, получить информацию о том, какие журналисты планируют ее посетить.
Приглашение должно содержать краткую информацию о теме пресс- конференции. Лаконичные, но точные фразы могут повлиять на интерес журналистов у конференции. При этом нужно по возможности детальнее описать о чем пойдет речь и кто будет присутствовать на пресс-конференции. Лучше всего добавить к приглашению схематическую карту расположения места проведения пресс-конференции. Для правильной организации пресс-конференции, необходимо, прежде всего подобрать оптимальное место для проведения этого мероприятия (с учетом количества участников), обеспечить оформление и надлежащее техническое оснащение помещений, спланировать ход пресс-конференции.
Заранее нужно продумать, кто будет вести пресс-конференцию, кто и в какой последовательности будет выступать на ней, сколько времени нужно отвести на дискуссию и вопрос. Тогда уменьшается риск попасть в неожиданную ситуацию или даже быть застигнутыми врасплох.
Перед проведением пресс-конференции необходимо вывесить таблички с указаниями, как пройти к месту пресс-конференции, разложить принадлежности для заметок, приготовить минеральную воду и напитки.
Подготовленный список, куда могут внести данные о себе присутствующие журналисты, даст возможность получить представление о том. кто откликнулся на ваше приглашение.