Процесс – это спланированная заранее последовательность смены состояний определенного объекта. Если рассматривать некую компанию, то бизнес-процессом будет являться последовательность перевода элемента из своего начального состояния через целую серию состояний, вследствие чего стоимость повышается.
Это можно сравнить с конвейерами, которые стали революционным шагом в индустрии в 20 веке. Удобная и приемлемая система, которая способна автоматизировать бизнес процесс влечет за собой взлет эффективности. Бизнес-процессы – это своеобразная железная дорога, по которой движется продукт или услуга компании от идеи к потребителю.
Из числа существующих бизнес-процессов, можно выделить основные универсальные для любого предприятия:
- отношения с клиентами;
- управления портфелями проектов;
- разработка продукта;
- хронометраж рабочего времени;
- управление закупками и расходами;
- обслуживание клиентов, поддержка;
- сертификация, лицензирование;
- поиск сотрудников, процессы кадров.
Практически каждая компания использует бизнес-процессы для осуществления своей деятельности. Это могут быть процессы закупок, продаж, производственные процессы, а также процессы управления и иные. Но рано или поздно любые процессы нуждаются в оптимизации, поскольку с течением времени меняется количество участников в процессе, возникают новые, подключаются рабочие места, изменяются условия труда, а также теряются налаженные деловые связи и возникают новые партнерства. Это может вызвать конфликты, в результате чего исполнение бизнес-процессов будет замедленно, а это крайне нежелательно для организации.
Здесь становится очевидно, что бизнес-процессы нуждаются в пересмотре и оптимизации. Этот же вопрос возникает и в том случае, если компания решается на автоматизацию своей деятельности.
Если оптимизация будет проведена полностью, то это позволит:
- снизить затраты времени;
- повысить управляемость компании;
- снизить расходы на осуществление операций;
- повысить уровень и качество обслуживание клиентов;
- достичь целевых показателей.
В результате, оптимизация бизнес-процессов повлечет за собой снижение стоимости услуг и себестоимости продукции, ускорение реакции на изменения, повышение привлекательности компании и повышение конкурентоспособности.
При рассмотрении бизнес-процессов всегда речь заходит о моделировании. В нашем случае моделирование представляет собой эффективное средство, которое позволяет искать пути для оптимизации деятельности компании, что, в свою очередь, позволит определить, как работает компания в целом и как производится деятельность на определенном рабочем месте. Под методологией описания бизнес-процесса подразумевается совокупность способов, которые дают возможность представить объекты реального мира и их связи в виде модели. Каждый объект имеет ряд параметров и атрибутов, которые отображают определенных характеристики (к примеру, название, номер, длительность выполнения, описание, стоимость и т.д.).
Основой большинства современных методологий моделирования бизнес-процессов является методология SADT (метод структурного анализа и проектирования), стандарты IDEF и алгоритмические языки. К основным типам методологий моделирования и анализа можно отнести:
SADT – методология структурного проектирования и анализа. Она основывается на понятии функционального моделирования и отражает такие системные характеристики, как обратная связь, управление, исполнители.
IDEF0 – представляет собой методологию функционального моделирования. Применяется она для описания рабочих процессов.
DFD – моделирование потоков работ. Пожалуй, эта методология является самой детальной по отношению к IDEF0 и DFD. С её помощью можно рассмотреть конкретный процесс, учитывая все последовательности операций, которые выполняются.
IDEF1X – предназначается для построения баз данных.
IDEF4 – данная методология являются объектно-ориентированной, и отображает взаимодействие объектов. Чрезвычайно удобна для создания программ на объектно-ориентированных языках.
ARIS – описывает процесс в виде потока выполняемых работ.
UML – представляет собой язык моделирования (Unified Modeling Language). Он включает с бея 12 типов диаграмм, благодаря которым стало возможным описание статической структуры системы и её поведение.
CASE-технологии получили сегодня большое распространение и стали актуальны. Однако мало кто знает, что они собой представляют и в чем их основные преимущества. Сама аббревиатура CASE расшифровывается как Computer Aided Software Engineering. Здесь подразумеваются процессы разработки сложных информационных систем, а именно: создание и сопровождение систем, их анализ, проектирование баз данных и прикладного ПО, формулировка требования, тестирование, обеспечение качества, генерация кода, а также иные процессы. Таким образом, CASE-технологии являются целой средой для разработки ИС (информационных систем).
Они также представляют собой набор инструментальных средств, которые дают возможность моделировать предметную область в наглядной форме, а затем производить анализ этой модели на всех этапах сопровождения и разработки системы. Многие существующие CASE-средства основываются на методологиях объектно-ориентированного или структурного проектирования и анализа, использующих спецификации в текстовом виде или же в виде диаграмм для описания требований, а также связей между моделями. Главными составляющими CASE-продукта являются:
- методология, задающая единый графический язык и определенные правила работы;
- графические редакторы, посредством которых возможно рисовать диаграммы;
- генератор, который может сгенерировать исходный код для различных платформ, исходя из графического представления модели;
- репозиторий, представляющий собой базу данных для хранения результатов работы.
Применение CASE технологий имеет ряд преимуществ. Сегодня это очень эффективное средство, о чём свидетельствуют многие статистические обзоры. Однако процент неудач также существует, как и свои недостатки:
- CASE-средства не всегда дают немедленный результат. Получить его можно только лишь по истечению определенного времени;
- затраты на внедрение CASE-средств значительно выше, нежели затраты на их приобретение;
- CASE-средства могут гарантировать получение большой прибыли только в том случае, если их внедрение будет завершено успехом.
Природа CASE-средств весьма разнообразно, поэтому нет смысла делать некие выводы и утверждения относительно удовлетворения ожиданий от внедрения этой технологии. Есть определенные факторы, которые усложняют определение эффекта:
- широкое разнообразие возможностей и качества CASE-средства;
- немного времени на использования CASE-средств и отсутствие должного опыта их использования;
- большой диапазон предметных областей проектов;
- отсутствие данных и детальных метрик для текущих проектов.
Существует 2 мнения относительно CASE-технологий. Одни считают, что выгода от использования технологий появляется тогда, когда будет получен хотя бы двухлетний опыт; иные полагают, что воздействие появляется в фазе эксплуатации информационной системы.
Итак, что же дает оптимизация бизнеса?
В первую очередь, деятельность компании становится прозрачной, благодаря чему появляется возможность для улучшения работы, усовершенствования порядка нормирования и оплаты труда сотрудников.
Также у Вас появится шанс сделать осмысленный и правильный выбор процессов, которые нужно автоматизировать. Помните, что автоматизация необходима исключительно на тех процессах, которые оказывают влияние на прибыль и финансовое положение компании. Начинать с второстепенных процессов нелогично и неправильно.
Конечно же, сотрудники будут намного лучше осведомлены и цели организации, вследствие чего управляемость организации и эффективность работы возрастет.
Что же касается качества конечного продукта, то оно, несомненно, также возрастет. Для этого необходимо фиксировать в каждом процессе то, что может повлиять на качество. Если предприятия имеет 10% брака, то здесь необходимо определить источник этого брака. Выявление данного «узкого места» даст возможность достаточно легко добиться улучшения конечного результата.